UZ Brussel
Stapels papieren met al de bijbehorende complexiteit en onoverzichtelijkheid vervangen door één handige webtool? Dat deden we met EntityOne voor UZ Brussel. En specifiek om alle stages in verschillende specialisaties voor artsen in opleiding in goede banen te leiden. Niet alleen handig voor de stagiairs, maar ook voor de stagemeesters, administratieve medewerkers en HR.
De uitdaging
UZ Brussel had nood aan een digitale oplossing om alle stages van Arts-Specialisten in Opleiding overzichtelijk te maken en op te volgen. Voorheen gebeurde de opvolging via papier. Maar dat uitte zich in een administratieve chaos door de complexiteit en vele betrokken partijen zoals stagiairs, stagemeesters en diensthoofden van medische diensten.
De oplossing
EntityOne ontwikkelde een gebruiksvriendelijke Drupal webtool, waar alle nuttige informatie per stage gebundeld is. Een nieuw stageplan, of bij wijziging ervan, wordt goedgekeurd dankzij een digitale handtekening van elke betrokken partij. Bovendien krijgt iedereen hiervan automatisch een e-mail. Tot slot kan je exports maken van data en deze uitprinten indien gewenst.
De resultaten
Vaarwel papierwerk, hallo digitaal gemak! De administratie voor de stages van Arts-Specialisten in Opleiding is aanzienlijk vereenvoudigd. Alle betrokken partijen behouden zonder moeite het overzicht dankzij de gecentraliseerde data die nu toegankelijk is, via de gebruiksvriendelijke webtool.
UZ Brussel is niet zomaar een ziekenhuis. Niet alleen telt het bijna 4.200 medewerkers, het is jaarlijks ook goed voor meer dan 60.000 (dag)opnames en 360.000 raadplegingen voor patiënten. Om optimale zorg te blijven garanderen in de toekomst, zet UZ Brussel, samen met trouwe partner Vrije Universiteit Brussel, alles op alles om getalenteerde artsen in opleiding kennis te laten opdoen tijdens stages.
Het MSG-comité van de Stagedienst UZ Brussel begeleidt deze Arts-Specialisten in Opleiding, ook wel ASO genoemd. Zij worden zowel intern als extern in verschillende specialisaties opgeleid, zoals radiologie en psychiatrie.
Een goede opvolging van stages is noodzakelijk maar ook complex. Zo moet je rekening houden waar de ASO’s zitten in hun opleiding, wie waar werkt, of de beoordelingen zijn gebeurd, etc. Maar er zijn ook heel wat partijen betrokken: ASO’s, stagemeesters, diensthoofden van betrokken medische diensten, enzovoort. Daarnaast zijn er ook nog regels die gevolgd moeten worden zoals hoeveel stagiairs een coördinator maximaal mag begeleiden. Kortom, té complex om het alleen op papier bij te houden.
Om deze complexe puzzel te leggen en te vertalen naar een handige webtool, sloeg UZ Brussel de handen in elkaar met EntityOne.
Alle data op één plaats
Alles wat op papier stond, moest terechtkomen op een centrale plaats: de database van de webtool. Je vindt er alle informatie over de stages: de stageplannen, de coördinatoren, de stagemeesters, de stagediensten, de gekoppelde ziekenhuizen, enzovoort. In elke stageplan kan je zien wie de stage gaat doen, welke stagemeester begeleidt, welke opleiding de student gevolgd heeft en waar en wanneer de stage doorgaat. Om alles gemakkelijk terug te vinden, kun je gebruikmaken van handige filters.
Een digitaal krabbeltje zetten
Een nieuw stageplan (of een wijziging ervan), moet altijd goedgekeurd worden. Om te vermijden dat je naar elke partij moet gaan met een papier en pen in de hand, kan iedereen via de webtool een digitale handtekening plaatsen. Achterliggend worden na de ondertekening automatisch de datum, tijdstip, IP-adres en inloggegevens van de betrokken persoon bijgehouden.
Bovendien worden alle betrokken partijen automatisch op de hoogte gebracht via e-mail om een goedkeuring te geven. In alle hectiek kan je zo’n mail weleens over het hoofd zien. Maar no worries, je krijgt automatisch een herinneringsmail.
Voor wie niet zonder papier kan
Ondanks alle voordelen van een digitale oplossing, blijft het voor sommigen soms handiger om iets op papier te hebben. Of het nu je stageplan is dat je op je koelkast wilt hangen of om samen even alles te overlopen op kantoor. Je kan alle informatie op de webtool exporteren naar een CSV-file. En printen maar!
Voor dit complex project was één ding duidelijk: er is maatwerk nodig. Om deze webtool te ontwikkelen kozen we daarom ook voor CMS Drupal. Dankzij het open-source karakter van Drupal konden onze experts al 90% van de bestaande bouwblokken detecteren en gebruiken voor de webtool. De laatste 10% ontwikkelden onze experts zelf en op maat van de klant. Zo konden we de tijd op een slimme manier indelen en het budget optimaal benutten. Het resultaat: een specifieke en doeltreffende webtool die perfect aansluit bij de behoeften om alle stages in goede banen te leiden.
Het was een stevige maar leuke uitdaging om voor UZ Brussel een digitale oplossing te ontwikkelen, zodat ze al het papierwerk aan de kant konden zetten. De toegevoegde waarde van deze webtool is heel groot: voor elke partij is het nu gemakkelijk om stages voor Arts-Specialisten in Opleiding te beheren en op te volgen. Alle processen zijn nu veel efficiënter, wat weer tijd vrijmaakt om andere belangrijke dingen te doen. We kunnen de krachtige toekomstvisie van UZ Brussel alleen maar beamen, en wij kijken ernaar uit om hen hierin (digitaal) te ondersteunen.
Met trots ontwikkelden we een op maat gemaakte webtool voor UZ Brussel, waarmee we de papieren chaos transformeerden naar digitale efficiëntie en het beheer van stages voor Arts-Specialisten in Opleiding sterk hebben vereenvoudigd.
Duik je binnenkort in een gelijkaardig project?
Scope of
this case
Other cases
Check out our other cool cases from our portfolio